Personalehåndbog - alt du skal vide

Hvad er en personalehåndbog?

En personalehåndbog er en vejledning for dine medarbejdere, der skitserer din virksomheds politikker, procedurer, kultur og forventninger. Den indeholder ofte information om arbejdsvilkår, adfærdskodeks, fordele, samt overenskomster og medarbejderrettigheder.

Hvad skal en personalehåndbog indeholde?

En personalehåndbog er essentielt i alle virksomheder, da den fungerer som en vejledning for både dig og dine medarbejdere. Nedenfor har vi udarbejdet en skabelon for en personalehåndbog med de 10 vigtigste punkter, enhver personalehåndbog bør indeholde:

Virksomhedsoversigt

Formålet med en virksomhedsoversigt er at introducere virksomhedens mission, vision, og jeres kerneværdier. Det kan fx være gennem historien om virksomheden, ledelsens vision og de kulturelle aspekter.

Ansættelsespolitikker

Formålet med at have ansættelsespolitikker med i personalehåndbogen sikrer, at du får defineret vilkår for ansættelse og opsigelse. Det kunne fx være at skrive relevante oplysninger om ansættelsestyper, prøvetid, forventninger til dine medarbejdere, og opsigelsesprocedure.

Arbejdstider og fravær

Formålet med at angive arbejdstider og fravær i din personalehåndbog sørger for, at alle medarbejdere kender deres arbejdstider samt retningslinjer for fravær og procedurer for, hvordan de skal melde sig syge. Det er nødvendigt, at du her får beskrevet de normale arbejdstider, overarbejdspolitik, ferie og sygefravær, samt andre former for orlov, fx barselsorlov.

Løn og fordele

Det er væsentligt at have din lønpolitik og tilgængelige medarbejderfordele beskrevet i personalehåndbogen. Det kan fx være indhold om lønningscyklus, bonusser, pensionsordninger, sundhedsforsikring, og andre goder.

Adfærdskodeks og arbejdsmiljø

Det er en god ide at have etableret standarder for professionel adfærd og interpersonel kommunikation - det kan omhandle alt fra dresscode, etik, antidiskriminations-politikker, samt forventninger til kommunikation og samarbejde, hvilket er noget, en personalehåndbog kan gøre. 

Sundhed og sikkerhed

Det er vigtigt, at dine medarbejdere kan se og mærke, at du går op i at have et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Det kan du gøre med en personalehåndbog ved at beskrive virksomhedens sikkerhedsprocedurer, nødprocedurer, og retningslinjer for ergonomi og sundhed på arbejdspladsen.

Brug af virksomhedens ressourcer

Definer regler for brug af virksomhedens udstyr og ressourcer med en personalehåndbog. Det kan bl.a. omhandle politikker for brug af computere, telefoner, bil og andre virksomhedsejede ressourcer.

Konfliktløsning og klageprocedure

Beskriv en tydelig og klar proces for håndtering af arbejdsrelaterede konflikter i personalehåndbogen. Du kan vælge at have en trin-for-trin proces for indgivelse og behandling af klager til fordel for at løse eventuelle konflikter, der kunne opstå.

Fortrolighedspolitik

Det er vigtigt at have beskrevet en fortrolighedspolitik med det formål at beskytte virksomhedens fortrolige informationer, forretningshemmeligheder og ejendom. Det kan være bekrevet gennem forskellige retningslinjer for håndtering af fortrolige oplysninger og immaterielle rettigheder.

Ændringspolitik

For at sikre fremtidige ændringer i politikker eller procedurer kan du have en ændringspolitik beskrevet i personalehåndbogen. Det kan være gennem en erklæring om, at håndbogen kan ændres, og hvordan disse ændringer vil blive kommunikeret til medarbejderne.

Hver sektion i personalehåndbogen bør være skrevet klart og forståeligt for at sikre, at alle medarbejdere forstår deres rettigheder og forpligtelser. Det er også vigtigt, at håndbogen overholder lokal, men også international lovgivning, hvis du skulle have planer om at udvide forretningen til andre lande.

 

Hvem skal udarbejde personalehåndbogen?

Personalehåndbogen udarbejdes typisk af en virksomheds HR-afdeling, ofte i samarbejde med ledelsen og juridiske rådgivere - de har oftest en personalehåndbog skabelon, de arbejder ud fra. Det sikrer, at håndbogens indhold er i overensstemmelse med danske arbejdslove, samt matcher virksomhedens værdier, politikker og kultur.

Må jeg involvere mine medarbejdere?

Du kan med fordel involvere dine medarbejdere i processen gennem feedbackrunder, hvor de kan komme med forslag og kommentarer til eksisterende politikker. Nogle virksomheder opretter fokusgrupper eller udvalg med repræsentanter fra forskellige afdelinger for at sikre en bred repræsentation.

Ved at inddrage dine medarbejdere, sikrer du også, at personalehåndbogen ikke kun afspejler din vision, men også dine medarbejderes reelle oplevelser og behov - det er godt givet ud på længere sigt, da det fremmer accept blandt medarbejderne og sikrer en bedre overholdelse af politikkerne i praksis.

Ændringer i personalehåndbogen

Har du opdateret eller lavet ændringer i personalehåndbogen, anbefaler vi, at du kommunikerer disse ud til dine medarbejdere gennem møder, e-mails eller interne platforme, hvor de kan stille spørgsmål og give eventuel feedback - så sikrer du også, at de har set ændringen og ved, hvornår den træder i kraft.

Hvis personalehåndbogen ikke bliver overholdt

Hvis et eller flere punkter i en personalehåndbog ikke bliver overholdt, kan det have konsekvenser, der varierer afhængigt af overtrædelsens alvor.

Skriftlig advarsel

For mindre overtrædelser, som fx gentagen forsinkelse eller overtrædelse af dresscode, kan du starte med at give medarbejderen en skriftlig eller mundtlig advarsel - husk at dokumentere det i medarbejderens personalemappe.

Læg en handleplan

Hvis problemet fortsætter eller er af mere alvorlig karakter, kan du indkalde medarbejderen til et møde, hvor du har mulighed for at give mere direkte og detaljeret feedback - her kan du også lægge en plan med klare forventninger og tidsfrister for forbedring.

Suspension

I tilfælde af endnu alvorligere overtrædelser, som grov forsømmelse eller brud på etik og fortrolighed, kan suspension blive anvendt, hvilket giver virksomheden tid til at undersøge sagen nærmere.

Opsigelse og bortvisning

I ekstreme tilfælde, hvor der er tale om alvorlige overtrædelser som tyveri, chikane, eller andre alvorlige brud på virksomhedens politikker, kan det føre til opsigelse og bortvisning. Afhængigt af overtrædelsens natur kan der også være juridiske konsekvenser for den pågældende medarbejder. Og hvis overtrædelserne involverer manglende overholdelse af lovgivningen, kan virksomheden stå over for juridiske konsekvenser, bøder, eller erstatningskrav.

Har du spørgsmål?

Hvis du har spørgsmål eller er i tvivl om noget i forhold til personalehåndbogen eller dine medarbejdere, er du altid velkommen til at kontakte os for rådgivning. Vi sidder klar til at hjælpe dig med at forstå indholdet og guide dig gennem specifikke situationer eller problemstillinger, du kan støde på i din virksomhed.

Som medlem af HR-Jura kan du få råd, vejledning og gennemgået din skabelon til din personalehåndbog, så du kan sikre, at den både er omfattende og i overensstemmelse med gældende lovgivning. Er du endnu ikke medlem, kan du nemt og hurtigt melde dig ind.